vragen deelnemers

1

Een Belgische mevrouw geboren in het buitenland (en woonachtig in het VK, maar onze gemeente als laatste woonplaats) heeft bij ons een voornaamswijziging gedaan. Wij hebben haar buitenlandse geboorteakte dus omgezet naar Belgisch model om de voornaamswijziging te kunnen opnemen. Op die geboorteakte hebben we de naam van haar moeder overgenomen zoals hernomen op de originele GA.
Nu blijkt die moeder na de geboorte van haar dochter 3 verschillende namen te hebben gekregen (tgv scheiding-huwelijk-scheiding, alles in het buitenland). De moeder verklaart de nodige akten steeds te hebben voorgelegd bij wijziging naam, en alle namen zijn opgenomen in IT013. We hadden de stad waar de moeder is ingeschreven dus aangeschreven om de naam van de moeder in DABS aan te passen zodat deze kan overeenkomen met de realiteit. De stad weigert en zegt dat het aan ons is omdat wij de GA van de dochter hebben aangemaakt.

Mijn vragen zijn dus: * Is dit inderdaad aan ons? Of toch aan de stad waar de moeder nu woont?

Als die akten hadden voorgelegen om de akte van voornaamsverandering op te maken dan was jouw ABS bevoegd. In die zin, zou ik als ze nog komen voor te liggen, er ook voor zorgen dat ze opgemaakt worden. Daarnaast is in dit geval voor zowel akten als beslissingen de ABS van de gemeente waar de persoon is ingeschreven bevoegd.

Indien aan ons; wij beschikken over geen enkele akte die mevrouw in het verleden zou hebben voorgelegd en de stad waar ze nu woont vermoedelijk ook niet meer, want we krijgen alleszins niets in handen. We hebben dus geen basis om de naam te wijzigen.
Mevrouw zegt ook niet meer over de akten te beschikken. Moet zij gezien het ‘only once principe’ alsnog nieuwe akten vragen zodat de naam in DABS kan aangepast worden? En dus opnieuw zoveel kosten dragen?
Wat als mevrouw dit weigert? Is er een andere oplossing om die naam in DABS te laten overeenstemmen met de realiteit?

Niet eenvoudig op te lossen vrees ik. Mogelijk kan je de stukken opvragen uit het vreemdelingendossier bij DVZ Brussel?
Aangezien die moeder nu in de DABS voorkomt met een oude naam, zal die moeder op een probleem stoten bij de volgende akte die opgemaakt moet worden in België.
Een mogelijk voor iedereen aanvaardbare oplossing is dat er op basis van een buitenlands document met de huidige naam in (bv. uittreksel geboorteakte) de geboorteakte van de dochter wordt verbeterd zodat de naam correct is.

2

Bij het opmaken van Belgisch model van een buitenlandse akte, hebben we de GA van de ouders ook als bijlage opgenomen om de schrijfwijze van de ouders op de GA te verklaren (want voornaam/familienaam was niet helemaal duidelijk op GA van betrokkene). Sinds de aanpassing komen die GA van de ouders dus ook tevoorschijn als het afschrift wordt gevraagd. Is dit OK?

Je kan de bijlagen nog aanpassen na de opmaak. Wijzig de bijlage ‘buitenlandse akte’ zodat het enkel de geboorteakte bevat en neem de ga van de ouders op als ‘divers’.

3

Indien de prenatale akte (op basis van buitenlandse akte) niet werd opgenomen en enkel dus de GA (op basis van buitenlandse akte), kan je de prenatale akte dan toch nog toevoegen dmv een materiële vergissing? Gezien die bij opmaak van de GA toch ook voorlag?

Dat kan, je kan de prenatale akte opmaken op basis van de buitenlandse akte en dan de geboorteakte verbeteren. Met materiële vergissing als de buitenlandse geboorteakte de prenatale erkenning reeds vermeldde. Op basis van een buitenlandse akte als dat niet zo was en je ze enkel kan toevoegen op basis van de buitenlandse prenatale erkenning.

Dit kan je, in het algemeen toepassen in alle situaties waar je op basis van een uittreksel een akte hebt opgemaakt en later komt het afschrift en eventuele andere akten voor te liggen die daar invloed op hebben.
Merk op dat dit geen verplichting is, je kan akten opmaken op basis van een uittreksel. Het is oké dat daar niet de volledige historiek van de persoon in opgenomen is.

4

Twee Belgen staan sinds 2012 geregistreerd als wettelijk samenwonend.
Zij zijn in 2017 gaan wonen in Nederland en daar gehuwd en gescheiden.
De man is in 2022 naar onze gemeente komen wonen.
De grensgemeente Hulst stuurt nu hun huwelijksakte op van hun huwelijk in 2017 in Hulst, met melding van echtscheiding in 2023.
Wat doen we, nu de burger niet zelf de akte bezorgt.
Wat doen we, indien de burger deze akte zou bezorgen.

Ik zou die man aanschrijven en hem vragen die stukken voor te leggen.
Merk op dat je het vonnis (Nederland: beschikking) van de rechter nodig hebt om een buitenlandse echtscheiding te erkennen in België.
Het huwelijk zou je kunnen erkennen en opmaken in de DABS op basis van de opgestuurde akte.

5

Filipijnse trouwt met BE man in onze gemeente en bij het huwelijk geeft ze niet aan dat ze de naam van haar BE man wil aannemen. Enkele maanden later levert de Filipijnse Consul in BE een paspoort af met de BE naam van haar man.

We gebruiken het paspoort als administratieve beslissing van naamsverandering.

Bij het opmaken van die akte werden de namen fout opgenomen. Bij de nieuwe naam stond zowel haar nieuwe BE naam als nieuwe voornamen.

Na contact met onze softwareleverancier met de vraag hoe ik dit best kon rechtzetten heeft die aanbevolen om een nietigverklaring van de akte van naamswijziging en verbetering van de geboorteakte door te voeren en dan opnieuw de naamsverandering en voornaamsverandering op te maken.

Mochten we eigenlijk wel zomaar een nietigverklaring van de akte van naamswijziging doorvoeren?

Hadden we hier geen instanties moeten verwittigen of toelating moeten vragen?

Vernietigen lijkt inderdaad niet de juiste oplossing want de akte werd niet volledig onterecht opgemaakt. Een ambtshalve vernietiging kan bovendien enkel opgemaakt worden door de ABS zelf.
Aangezien de akte van naamsverandering werd opgemaakt op basis van een buitenlandse document, zou elke fout in de Belgische akte van naamsverandering of voornaamsverandering waar je het buitenlands stuk niet correct gevolgd hebt, te verbeteren zijn met materiële vergissing.
Aangezien nu het eindresultaat correct is, niemand er nadeel van heeft én er geen oplossing is om de vernietiging te vernietigen, zou ik het zo laten. Je kan de procureur des Konings inlichten dat je met een aantal foute handelingen een uiteindelijk correct resultaat hebt bereikt, zo is hij op de hoogte wat er gebeurd is.